report写作与paper写作的目标，是以简短扼要的文字传递清楚且简明的讯息，借此吸引读者的注意力、呈现正确资讯，并展现可信度与威信，而这些都可透过删减文章中的赘词来达成。
一个片语、子句或句子中不必要的字词，都称为赘词。在口语中常会不经意地使用赘词，但在修辞学上赘词并不恰当，应尽量避免。写作中常犯的赘词包括：重复语、不必要的字词、无意义的行话、相互矛盾的措辞以及矫作的语句。
对于想要达到特定字数的作者而言，「在当下」这样的长句可能比「现实」更吸引人。然而，在文章中塞进重复、相叠的词汇只会降低了内容的品质。用较少的字数传达相同资讯能替读者省下许多时间。再者，可利用省下的空间，针对文中的要点再多加阐述，或提供额外的证据，甚至纳入相反意见。
一般而言有以下四种赘词：
冗长的组合片语（可删减为单字且意义不变的多字片语）
举例来说，「because」会比「in view of the fact that」来得好。
显见的修饰语（单字本身已经包含了修饰语的意涵）
举例来说，「advance planning」、「completely finish」、或「young boy」的修饰语都是多余的。
无目的的字汇（混合多个同义字）
举例来说，「thoughts and ideas」或「actions and behavior」（两者并没有差别，作者真的想这样写吗？）
隐藏动词（在名词片语前使用动词）
举例来说，「take into consideration」只是将「consider」名词化的结果。
以下列出一些典型的冗长组合片语，以及建议替代用法：
in view of the fact that since,because
at this point in time then
in accordance with your request as requested
in the near future soon
at this current time now,currently
to the fullest extent possible fully
predicated upon the fact that based on
take cognizance of the fact that realize
with regard to regarding
until such time as until
has the ability to can
that being the case therefore
在语言中，动词是唯一能当作完整句的词汇，像是Stop!Wait!Run!等。动词用以表达动作。但动作经常被藏在言语中其他部分，以至产生无力且过长的措辞。
以下列出常见的隐藏动词范例，请尽量避免：
be in agreement agree
draw a conclusion conclude
make a decision decide
is dependent upon depends on
cause the destruction of destroy
is an indication of indicates
place an order order
give a sign signal
为求与读者更有效的沟通，作者可以使用某些特定词汇来强调主旨。
另一种赘词是为了加强印象所使用的冗长、陈腐、过时的词句。这对report写作与paper写作百害而无一利，因为这两种写作的主题本来就较为复杂，而赘词只会阻碍内容的传递。
以下为这类词句的范例：
At this point in time…
For the most part…
For the purpose of…
In a manner of speaking…
In the final analysis…
As far as I am concerned…
Be that as it may…
In order to…
常见例子是致谢中的「the authors would like to thank」，在这句话中，作者想对读者传达对贡献者致谢的意图，但为什么不直接开始道谢呢？
以下是较为适当的替代方案：
The authors thank…
The authors are thankful to…
The authors are grateful to…
We thank…
We appreciate…
We are grateful to…
Thanks are due…
…is gratefully acknowledged.
简明的写作风格能避免在讯息传递过程中使用赘词。留意任何可删除的赘字、片语、或措辞方式。少即是多。为避免重复语，应选用能取代多个字的单字。
即使某些构句在字典或写作风格中可能是「正确」的，为避免造成误会，作者也不该使用，尽可能保持简练。每一个词、每一句话都要花时间构思、检查及撰写，所以应尽力删减文字并简化句型。简单句（S+V+O）能有效率地传达想法，且减低文法错误的可能性。平时多留意出色作品的要素，能帮助提升自身文章的准确性与清晰度，让读者更认真地看待您的文章